Pour assurer la continuité du fonctionnement des CSE durant l’état d’urgence sanitaire, les instances représentatives du personnel (IRP) peuvent se réunir par visioconférence. Si cela est impossible, ces réunions peuvent se tenir par audioconférence ou, à défaut, par messagerie instantanée. Un décret du 3 novembre 2020 précise les modalités d’utilisation de ces deux dernières méthodes.
Suite à la prorogation de l’état d’urgence sanitaire, un décret du 3 décembre 2020 définit les modalités de réunion des IRP par conférence téléphonique ou par messagerie instantanée, en application de l’ordonnance nº 2020-1441 du 25 novembre dernier. Celle-ci a en effet réactivé la possibilité de recourir à la visioconférence ou, dans certaines conditions définies par décret, à la conférence téléphonique ou à la messagerie instantanée, et ce pour l’ensemble des réunions des IRP menées jusqu’à l’expiration de l’état d’urgence sanitaire fixée à ce jour au 16 février 2021. Les membres de l’instance peuvent toutefois s’opposer à la tenue des réunions à distance pour certaines procédures d’information-consultation (v. l’actualité nº 18192 du 27 novembre 2020).
Réunions en conférence téléphonique
Le président de l’instance doit informer ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique, en respectant les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance.
Le dispositif d’audioconférence doit garantir l’identification des membres de l’instance, ainsi que leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. La tenue de suspensions de séance doit par ailleurs demeurer possible.
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Si ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement. Les délibérations ne peuvent être engagées que si l’ensemble des membres de l’instance a accès à des moyens techniques permettant de mettre en œuvre l’audioconférence dans les conditions précitées. En outre, le vote doit avoir lieu de manière simultanée : les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.
Réunions par messagerie instantanée
En cas d’impossibilité de recourir à la visio ou à l’audioconférence, ou si un accord d’entreprise le prévoit, les réunions des IRP peuvent être organisées par messagerie instantanée.
Dans ce cas, le président de l’instance en informe ses membres et précise la date et l’heure de début de la réunion ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture, en respectant les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance. La messagerie instantanée doit garantir l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. De plus, la tenue de suspensions de séance doit demeurer possible.
Comme pour les visio et audioconférences, lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Si le vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
L’engagement des délibérations ne peut avoir lieu que s’il a été vérifié que l’ensemble des membres de l’instance a accès à des moyens techniques permettant de satisfaire aux conditions précitées. Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la réunion.
Tout vote devant avoir lieu de manière simultanée, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance. Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.
D. nº 2020-1513 du 3 déc. 2020 (modalités de consultation des instances représentatives du personnel pendant la période de l’état d’urgence sanitaire)
