Dématérialisation du bulletin de paie : du nouveau en 2017 !

Dès lors qu’un salarié effectue pour votre compte une prestation de travail, vous devez lui verser une contrepartie financière. Le salairedoit être versé selon une périodicité régulière et au minimum une à deux fois par mois selon que votre salarié est mensualisé ou non. À l’occasion du versement de la rémunération, vous avez l’obligation de délivrer à votre salarié, un bulletin de paie. Par courrier, en main propre ou par voie électronique ? Découvrez dans quellesconditions vous devez lui transmettre une fiche de paie et vos nouvelles obligations à compter du 1er janvier 2017.

Sommaire

  • Remise du bulletin de paie : quelles sont vos obligations actuelles ?
  • Quelles sont les modifications apportées par la Loi Travail ?

Remise du bulletin de paie : quelles sont vos obligations actuelles ?

Lors du paiement du salaire, vous avez l’obligation de délivrer une pièce justificative dite bulletin de paie à votre salarié (1).

Celui-ci est remis soit :

  • en main propre contre décharge : il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin ;
  • transmis par courrier ;
  • transmis par voie électronique, avec l’accord du salarié concerné et dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.

Vous devez conserver un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant 5 ans (2).

Néanmoins, nous vous conseillons de conserver le double des bulletins de paie plus longtemps, notamment vis-à-vis de l’administration fiscale.

Sachez que si vous ne remettez pas les bulletins de paie à vos salariés, vous vous exposez à l’amende prévue pour les contraventions de troisième classe (3) (4).

450 eurosd’amende

Rappelons également que le bulletin de paie doit contenir certaines mentions obligatoires (notamment l’emploi occupé, la convention collective applicable dans l’entreprise…) (5) et que si vous délivrez un bulletin de paie irrégulier, vous vous exposez à la même sanction.

 

Quelles sont les modifications apportées par la Loi Travail ?

À partir du 1er janvier 2017, sauf opposition du salarié, vous aurez la possibilité de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique.

1er janvier 2017

Ainsi, si votre salarié ne s’oppose pas à ce que son bulletin de paie lui soit transmis par voie électronique, vous n’aurez même plus besoin de lui demander son autorisation pour lui communiquer sa fiche de paie par cette voie (6).

La délivrance du bulletin de paie par voie électronique devra toujours se faire dans lesconditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données, ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité (CPA).

Par contre, si votre salarié vous demande de ne pas lui transmettre ses bulletins de paie par voie électronique, vous devrez lui remettre en version papier.

Un décret est attendu afin de préciser :

  • les modalités d’accessibilité au bulletin de paie afin de préserver la confidentialité des données ;
  • les mentions devant figurer sur le bulletin de paie ou y être annexées.

Références :
(1) Article L3243-2 du Code du travail
(2) Article L3243-4 du Code du travail
(3) Article R3246-2 du Code du travail
(4) Article 131-13 du Code pénal

(5) Article R3243-1 du Code du travail
(6) Article L3243-2 du Code du travail, version à venir au 1er janvier 2017

http://www.juritravail.com/Actualite/calculer-cotisations-sociales/Id/255014

Par Alexandra Marion, Juriste Rédactrice web

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